Når en medarbejder stopper, beder man typisk om at få nøglen tilbage. Dette gælder også digitalt. Det er dog de færreste virksomheder, der har implementeret systemer, som kan hjælpe i denne sammenhæng.
Derfor har vi lavet en mere manuel IT-sikkerhed tjekliste, som kan hjælpe i tilfælde af, at en medarbejder fratræder.
Luk adgang for mailkonti og Microsoft 365
- Deaktiver brugeren i Microsoft 365, så brugerens adgang lukkes.
- Deaktiver medarbejderens adgang til alle lokale Microsoft services.
Opsæt automatisk videresendelse af mails
For at sikre, at ingen e-mails går tabt, er det vigtigt at opsætte automatisk videresendelse, og eventuelt autosvar, så dem, der forsøger at kontakte den fratrådte medarbejder ved besked. Husk at specificere, hvem den nye kontakt skal være.
Gør evt. medarbejderens mailkonto tilgængelig for andre ansatte.
Overdragelse af firmamobil, tablet og computer
Husk at få alle enheder tilbage, som medarbejderen har brugt til sit arbejde.
- Arbejdscomputer, -tablets og telefon afleveres.
- Vær sikker på, at medarbejderens arbejdstelefon ikke viderestilles til et eksternt nummer, for eksempel et privat mobilnummer (og omvendt).
- Enheder, der bruges på tværs af arbejde og privatliv skal tjekkes igennem ift. adgang og ekstern datalagring.
Fjern adgang til alle systemer
Alle interne og eksterne systemer skal gennemgås og adgangen skal fjernes. Hvis der findes en opdateret liste med anvendte systemer, gør det arbejdet meget nemmere.
- Alle fælleskonti eller standardkodeord skal ændres og adgang skal fjernes. Overvej desuden at lave personlige bruger-login for hver af jeres administrator-konti, så I ikke behøver at ændre kodeord hver gang en medarbejder fratræder. Dermed kan man nøjes med at fjerne adgangen for den specifikke bruger-konto.
- Nøgler returneres (herunder både USB-nøgler, nøglekort, dørnøgler og dets lignende).
Kontroller at virksomhedsdata fjernes
Det er en god idé at samle alle filer på SharePoint eller et fælles fildrev, som nemt kan administreres. Hvis medarbejderen har lagt filer lokalt på computeren, er det vigtigt, at disse overføres og originalfilerne slettes.
- Kontroller, at alle virksomhedsrelaterede data på medarbejderens private enheder er slettet/fjernet.
- Undersøg alle medarbejderens mapper for virksomhedsdata (måske har medarbejderen gemt filer i andre lagerenheder, servere, systemer eller lign.).
Skift fælles kodeord
Alle fælles kodeord, som bliver brugt i virksomheden, skal helst skiftes. Hvis man bruger kodeordshuskere til at håndtere fælleskodeord, er det også vigtigt, at medarbejderen fjernes herfra.
Skift PIN koder og MitID
- Hvis der er brugt et firmakort til at købe ting hos leverandører osv., bør PIN-koden skiftes.
- Har medarbejderen været tilknyttet virksomhedens Mit-ID, skal denne ændres.
Informer din IT-leverandør
Underret altid din IT-leverandør, når en medarbejder fratræder.
Hvis medarbejderen stopper på dårlige vilkår, bør man forklare situationen til IT-leverandøren, så alle nødvendige forholdsregler bliver taget.
Uanset om vejene skilles på godt eller ondt, er det dog bedst at have en striks procedure, når en medarbejder stopper. Det er bedre at være opmærksom på selv den mindste detalje, from for at risikere datalækage.
Brug vores tjekliste og gør processen nem og risikofri.
