Et projekt har mange forskellige trin. Vi har udvalgt fem faser som er essentielle at gennemgå for at få success med implementeringen af et nyt IT-system. Der vil løbende være eksempler under trinene, som tager udgangspunkt i casen præsenteret nedenfor.
CASE: Det langsomme regnskabssystem
Regnskabet stemmer altid, når Bente har haft fat i det. Desværre er der for meget spildtid, fordi regnskabssystemet ikke taler ordentlig sammen med serveren. Og selvom Bente ikke lægger mærke til det mere, så sænker det resten af virksomheden. Det nuværende regnskabssystem kører på en lokal server, men løsningen er både dyr og besværlig at vedligeholde. Derfor vil ledelsen gerne skifte til en cloudbaseret løsning baseret på Microsoft Azure. Implementeringen er dog kun en succes (for Bente), hvis hendes arbejdsprocesser forbliver de samme. Det skal være en smertefri overgang. Ved at flytte regnskabssystemet til Azure, er håbet at kunne effektivisere og spare penge. Det betyder, at programmet kører hurtigere og Bente kan arbejde helt upåvirket*.
*Man kan ikke altid undgå at pille ved arbejdsprocesserne, men når man kan, så bør man overveje det.
Forberedelse
Hvad er forudsætningerne for projektet? Altså, hvad skal der til for at få succes med det nye IT-system?
- Bente skal forsat kunne arbejde som før – upåvirket af projektet
- Azure skal tale sammen med andre licenser/programmer, som bruges i virksomheden
- Datasikkerheden skal være i orden
Forventningsafstemning – find frem til et fælles formål.
Et fælles mål kan skabe engagement og ejerfornemmelser for projektet – og hvis man finder en eller flere kernepersoner, som kan agere rollemodeller for resten af virksomheden, kan det gøre omstillingsprocessen nemmere.
- Ledelsen sætter sig sammen for at nå ind til kernen af projektet. Hvad forventer vi at få ud af det? (øget effektivitet og besparelser)
- Hvem skal være tovstyrer for projektet?
- Hvilke medarbejdere berøres af projektet? (primært Bente)
Brainstorm mulige løsningsforslag
Det kan være en god idé at inddrage relevante kernepersoner fra forskellige afdelinger til denne øvelse, da det skaber en bredere forståelse for projektet og flere værdifulde indsigter. Udvælg 3 og drøft dem indgående med hinanden. Diskutér fordele og ulemper ved de forskellige tilgange. Vælg én og stå fast.
- IT-chefen og administrationschefen sætter sig sammen med Bente for at finde frem til mulige løsninger.
- Hvad giver mening i forhold til Bentes (slutbrugeren) arbejde? Hvor meget koster det? Hvor lang tid tager det?
Planlægning
Planlæg implementeringsfasen med tanke på de konsekvenser I fandt frem til i de foregående faser. Den tekniske del er ofte hurtigere overstået, men adfærdsændringer tager tid – derfor er det vigtigt at planlægge nok tid til at brugerne kan nå at vænne sig til de nye arbejdsprocesser og systemer.
Find en realistisk tidsramme for både den tekniske og organisatoriske del, så du kan få success med nyt IT-system.
Notér milepæle, der kan fejres undervejs i processen. Milepæle er gode, fordi de kan være med til at holde motivationen oppe. Hvis man ved, at man rykker sig tættere på målet, arbejder man ofte mere målrettet.
Bemærk! Succes med nyt IT-system er mere end blot teknik. Ved større ændringer, forandringer i større virksomheder eller forandringer, der vedkommer mange personer, kan man med fordel planlægge den kommunikative del, så der ikke rejses tvivl om, hvem der skal sige, hvad til hvem – gennem hvilken kanal og hvordan.
Implementering
Gennemfør implementeringen af projektet både teknisk og organisatorisk.
Evaluering
Evaluér undervejs ved hjælp af jeres milepæle. Det giver også mulighed for at lave forbedringer løbende – men evaluér også, når projektet er afsluttet. Søg især feedback fra slutbrugeren.
- Hvad gik godt?
- Hvad gik mindre godt?
- Men vigtigst af alt: Hvad lærte vi af projektet?
Forankring
Man kan godt komme til at tænke: “puha, nu er det værste da overstået”, når man har gennemført projekt “nyt IT-system” – men det egentlige arbejde starter faktisk først nu. Evalueringen og feedback fra slutbrugeren især giver ofte en god pejling for ledelsen om, hvorvidt et nyt tiltag er blevet taget godt imod. Det har ikke været en succesful implementering før IT-systemet er blevet en integreret del af virksomhedens DNA.
