SharePoint: match eller sats?

 In It-infrastruktur, Microsoft

Filserver? Intranet? Eller bare et browser-helvede? SharePoint har ændret sig markant gennem årene og har blandt andet fået et mere brugervenligt udtryk. Men er det blevet allemandseje? Givetvis. Systemet kommer dog også med en række udfordringer, som har betydning, alt efter hvilke behov man har. Dertil er det også nødvendigt, at man forbereder sig selv og sine medarbejdere på den digitale omstilling, som systemet kræver.

SharePoint som allemandseje

Mange kender SharePoint, fordi den er inkluderet i de fleste Office 365 licenser.

SharePoint er Microsoft’s førende webbaseret videndelings- og dokumentstyringsportal. I modsætning til OneDrive, kan SharePoint som udgangspunkt benyttes af alle i organisationen, hvor førstnævnte fungerer som et personligt fildrev.

Da tjenesten kom til verden, var det primært store og ressourcestærke virksomheder, som fandt en værdi i at alle filer og dokumenter er samlet i et cloud-miljø. I dag er systemet langt mere brugervenligt, og dette gør at flere og flere fravælger deres traditionelle filserver til fordel for SharePoint.

Funktionerne er mange, men erfaring har vist os, at folk arbejder bedst med systemer, som ligner dem, de tidligere har brugt. Slutbrugeren tager sjældent højde for ny funktionalitet eller forhøjet sikkerhed. Dette er derfor en kommunikationsopgave for den it-ansvarlige.

For medarbejderen kan det virke uoverskueligt at skulle vende op og ned på samtlige arbejdsprocesser, især hvis man ikke ved, hvorfor det nye er bedre. Derfor er det vigtigt at man som it-chef eller it-ansvarlig kender til udfordringerne, så man proaktivt kan kommunikere løsninger og vise fordelene.

De største udfordringer med SharePoint

SharePoint er som udgangspunkt ikke en tilpasset løsning. Derfor er det essentielt at kende sine behov på forhånd, så man kan tilrette systemet hertil. Der skal sættes fokus på overgangsfasen og brugervenligheden.

En afgørende faktor er, at man skal arbejde med SharePoint i sin browser. Hvis målet er at erstatte P- og T-drev på maskinerne, ændres arbejdsprocessen. Derfor er det vigtigt, at alle i virksomheden, især slutbrugerne (medarbejderne), forberedes til omstillingen.

Man kan dog gøre overgangsfasen mere tilgængelig og overskuelig ved at synkronisere SharePoint med enheden via OneDrive. På den måde kan man tilgå alle dokumenter via den kendte stifinder på sin egen PC.

Vær derfor opmærksom på følgende:

  • Hvilket system har I nu? Og virker det efter hensigten?
  • Hvorfor SharePoint? Hvad findes der af alternativer?
  • Hvem tilgår filserveren oftest? Hvad er deres behov?
  • Er virksomheden omstillingsparat?

Hvem fungerer SharePoint godt for?

Det er en oplagt løsning til små- og mellemstore virksomheder, som ønsker at modernisere deres filserver, savner et intranet eller begge dele. SharePoint egner sig især godt til virksomheder, hvor datamængden primært består af tekst eller tal.

Det er dog ikke optimalt at have store filer (f.eks. 3D eller video filer) liggende på SharePoint. Internethastigheden kan nemlig hurtigt begrænse effektiviteten blandt medarbejderne.

For langt de fleste, vil det skabe værdi. Man skal dog være opmærksom på at afsætte ressourcer til at gennemføre en teknisk implementering og få medarbejderne omstillet til nye arbejdsprocesser.

Var disse oplysninger nyttige?

Seneste indlæg