Sådan laver du et sikkert autosvar i Outlook

 In Aktuelt, It-sikkerhed

Autosvar er en gammel kending, men har du overvejet, at de informationer som du deler kan bruges til cyberangreb? Når man laver et autosvar i Outlook, skal man være opmærksom på, hvilke oplysninger man vedlægger. Det er nemlig lettilgængelige informationer, som kan bruges imod dig og virksomheden.

Hvad skal et autosvar indeholde?

Et sikkert autosvar indeholder kun de nødvendige informationer. Hverken mere eller mindre. Med andre ord:

UNDGÅ at oplyse:

  • Lokation – hvor man befinder sig i perioden man er væk
  • Personlige kontaktoplysninger
  • Signatur blok – denne indeholder ofte information, der kan misbruges (hvor man arbejder, jobtitel, arbejdsområde, kommandovej)

SKRIV i stedet:

  • “Jeg er ikke tilgængelig i øjeblikket”. På den måde undgår man at oplyse, hvor man befinder sig og hvor længe man er væk.
  • At du vil holde øje med din mail, hvis det bliver nødvendigt. Så undgår man unødige kontaktoplysninger.
  • Husk også, at der er forskel på, hvad der skal med i autosvar henholdsvis internt og eksternt

Det er også vigtigt at lave forarbejdet til et autosvar. Det handler blandt andet om at have styr på, hvem der tager sig af dine kunder, data, sager eller andre arbejdsopgaver. Derefter skal vedkommende klædes på, så de ved, hvad de skal gøre og hvem der skal kontaktes hvor og hvornår.

Man skal desuden sørge for at meddele eventuelle kunder eller andre interessenter, som man normalt er i kontakt med, at man ikke er tilgængelig i en periode, men også, hvem de så skal henvende sig til. Analog kommunikation kan være nødvendig i denne sammenhæng, for at undgå at opgive for mange oplysninger på mail eller andre online platforme. Det kan eventuelt gøres over en telefonsamtale.

Se vores andre tips, som er relevant inden man går på ferie.

Hvordan laver man autosvar i Outlook?

Autosvar i Outlook

  1. Vælg  Filer > Autosvar. I  Outlook 2007  skal du vælge  Værktøjer  >  Fraværsassistent.
  2. I feltet  Autosvar  skal du vælge Send autosvar.

Du kan også angive et datointerval for autosvar. Dette vil deaktivere autosvar i Outlook på datoen, du angiver for sluttidspunktet. Ellers skal du deaktivere autosvar manuelt. Bemærk! Hvis du ikke kan se  Autosvar-knappen, skal du følge disse trin for at konfigurere et autosvar ved hjælp af regler og beskeder.

  1. Skriv det svar, der skal sendes til teammedlemmer eller medarbejdere, når du ikke er ved computeren, under fanen  I min organisation.

Autosvar internt eller eksternt

Bemærk! Når du sender autosvar til  alle uden for organisationen, sendes autosvar til alle mails, herunder nyhedsbreve, annoncer og potentielt uønsket mail. Hvis du vil sende autosvar til dem uden for organisationen, anbefaler vi, at du vælger  Kun mine kontaktpersoner.

  1. Klik på  OK for at gemme indstillingerne.

Bruger du Gmail? Følg disse trin for at opsætte autosvar i Gmail. 

God sommerferie – og husk nu at nyde det 😊.

Var disse oplysninger nyttige?

Seneste indlæg