Outlook politikker til automatisk arkivering og sletning

 In Aktuelt, Microsoft

Din Outlook kan hurtigt blive fyldt op. Derfor er det vigtigt at have styr på, hvor længe data lagres. Dette gælder både, når bestemte data skal arkiveres, men også når data skal slettes efter en bestemt tidshorisont jf. persondataloven.

Brug disse Outlook politikker til at løse problematikken.

Forældelsesperiode

Outlook har et sæt standardindstillinger, når det gælder forældelse. Det giver altså god mening at gennemgå disse, så man undgår datatab.

Se skemaet herunder:

Derfor kan det være en god idé at aktivere en Outlook politikker på de mapper, hvor indholdet er essentielt at gemme.

Du kan gemme dine data i Outlook helt op til 5 år. Dog minimum i 30 dage.

Sådan gør du

  1. Markér den mappe, du ønsker at sætte politikken på
  2. Klik på “Tildel politik” i menulinjen og vælg “Angiv mappepolitik”
  3. Vælg den ønskede politik og klik “OK”

Arkiver forældende elementer automatisk

Du kan blandt andet holde indbakken og andre mapper under kontrol ved at flytte gamle, men vigtige data, til et arkiv. Dette kan gøres automatisk ved at bruge Outlook politik “Autoarkiver”.

Aktivér Autoarkiver:

  1. Klik på Filer > Indstillinger > Avanceret
  2. Klik på Indstillinger for autoarkivering under Autoarkiver
  3. Klik på Autoarkiver for at angive, hvor ofte det skal køre

Vær opmærksom. Hvis din mailkonto er tilsluttet en Exchange-server, er det dog ikke sikkert, at du har adgang til arkivering. Nogle virksomheder har også en mailopbevaringspolitik, der tilsidesætter Autoarkiver.

Blev du klogere?

Seneste artikler