Mailkryptering

 In It-sikkerhed, Microsoft

Nu er der snart gået et år siden Datatilsynet fremsagde kravet om kryptering af følsomme og fortrolige data – men mailkryptering har aldrig været mere aktuelt end nu. Hackere går nemlig målrettet efter dine data. Derfor handler det i bund og grund om at skabe et miljø, hvor medarbejderne sikkert og nemt kan dele følsomme data både internt og eksternt.

Hvad er mailkryptering?

Når man krypterer en mail, skal man udveksle nøgler med modtageren inden denne kan læse indholdet, mailen kan kun læses hvis man har nøglen.

Mailkryptering med Office 365 Mail Encryption (OME)

Det har aldrig været nemmere at etablere mailkryptering. Med OME er løsningen nemlig integreret, så man ved et klik kan sende krypteret mail til andre Office 365 brugere.

Modtagere med andre mailtjenester som f.eks. Outlook.com, Gmail eller Yahoo bliver dirigeret over til en portal, hvor man skal verificere sin identitet for at få adgang til indholdet.

BEMÆRK! OME kræver tilkøb ved Office 365 Business Premium (tilkøbet hedder Azure Information Protection). Hvis man har Office 365 E3, E5 eller Microsoft 365 Business, er OME dog inkluderet i pakken.

Vi anbefaler, at man bruger Office 365 Mail Encryption (bedre kendt som OME), når man skal kryptere mails. Eller løser det ved hjælp af SharePoint.

Hvordan aktiverer man OME i Outlook?

OME konfigureres på virksomhedens Office 365 konto og kan aktiveres på to måder:

  • Vælg ”Kryptér” under ”Indstillinger” i din Outlook-mail.
  • Skriv ”Krypter mail” i emnefeltet i din mail (dette konfigureres på virksomhedens O365-konto).

Hvad sker der med min mail?

  1. Din sendte mail bliver krypteret af Microsoft 365 Business platformen og sendes afsted
  2. Modtageren verificerer deres identitet og får adgang til mailen
  3. Modtageren kan læse den krypterede mail og besvare den

Fordele ved OME

  • Hvis begge parter bruger OME, krypteres og dekrypteres indholdet mere eller mindre automatisk. Det gør det nemmere for slutbrugen og øger datasikkerheden markant.
  • OMEs portalløsning for andre mailtjenester
  • Det er nemt – fordi man uden problemer kan sende krypterede mails til modtagere man ikke kender (uden at skulle sende en sikkerhedsnøgle på forhånd).

Ekstra lag sikkerhed med SharePoint

Uanset, hvor meget man sikrer sine data igennem kryptering, sikkerhedspolitikker eller lign., så kan man ikke komme uden om, at slutbrugere laver fejl.

Sender man en krypteret mail til den forkerte modtager, så bliver indholdet rigtig nok transporteret på sikker vis, så ingen udefrakommende kan få fat i dine data undervejs. Men modtageren får adgang til indholdet uanset hvad*. Hvis det sker via OME, er mailen allerede pakket ud, når modtager åbner den, hvis ikke, får vedkommende et link til en OME-portal.

Det kan man komme udenom, hvis man holder indholdet inden for virksomhedens fire vægge. Man kan dele indhold i form af et SharePoint-link, der kan kontrolleres in-house på flere måder:

  • Man kan tidsbegrænse adgangen, f.eks. modtager har én time til at læse indholdet
  • Man kan spærre adgangen i tilfælde af fejl*, dvs. linket er “dødt”, når det åbnes
  • Man kan begrænse muligheden for at downloade og printe
  • Og meget mere…

Man skal ikke bare gøre det, fordi det er et krav. Det er nemlig god dataskik at bruge mailkryptering. Det viser dine kontakter, at du værner om fortrolige oplysninger og følsomme data.

Var disse oplysninger nyttige?

Seneste artikler