Planlæg dit arbejde med Microsoft Planner

 In Aktuelt

Microsoft universet byder på mange værktøjer. En af dem er Microsoft Planner, et simpelt projektstyringsværktøj. Koblet direkte op på SharePoint, og kan bruges i Teams.

Du kender måske lignende projektstyringsværktøjer som Trello, der gør det muligt for teams at oprette projekter, definere opgaver, fastsætte deadlines og tildele ansvar – du kan også chatte.

Planner giver et hurtigt visuelt overblik over dine projekter, både igangværende og kommende.

Sådan fungerer det

Opret en plan (der kan f.eks. oprettes en per afdeling) i toppen ”+ Ny plan”. Her kan du vælge om planen skal være tilgængelig for alle medarbejdere eller udvalgte medarbejdere.

Hver plan har en oversigt, hvor du kan oprette og se opgavesamlinger. Opgavesamlingerne kan for eksempel inddeles efter arbejdsområdet, eller hvad der giver bedst mening for jeres organisation.

Opret opgaver

Tilføj opgaver i de repræsentative opgavesamlinger ved at klikke ”Tilføj opgave”. Derefter kan du klikke på opgaven og specificere deadline, prioritet, status mv., samt vedhæfte relevante kommentarer eller filer.

Inden i hver opgave, kan du lave en tjekliste med underopgaver, der skal udføres før opgaven, er fuldført.

Når en opgave er afsluttet, vinges den af. Alle afsluttede opgaver samles i bunden under punktet ”Afsluttede opgaver”.

 

Synlig prioritering af opgaver

En opgave kan markeres alt efter, hvor vigtig den er.

Der er fire valgmuligheder, henholdsvis lav, mellem, vigtig og presserende.

Derudover findes der farvemærkater som man selv kan navngive efter behov. I skal dog være enige om, hvordan I bruger de forskellige mærker internt, så der ikke opstår misforståelser.

Individuelle opgaver

Tildel opgaven til dig selv. De vil være synlige for dine kolleger, men kan fremhæves for dig, hvis du trykker på dit ikon i toppen til højre.

Samarbejde

Tildel opgaver til flere personer, hvis der skal arbejdes sammen om en opgave.

Du kan desuden vedhæfte relevante fælles dokumenter, så de kan tilgås direkte fra Microsoft Planner.

Opgaveoversigten

Du kan sortere alle opgaver efter prioritet, deadline, den ansvarlige mm. Fold fanen ”Gruppér efter opgavesamling” ud og vælg herefter, hvordan du vil gruppere dine opgaver i oversigten.

Du kan også bruge funktionen ”filter” for at specificere, hvilke opgaver, du vil se.

Under fanen ”Tidsplan” kan du tilmed få et overblik over de forskellige deadlines vist i en kalender.

Du vil desuden modtage en mail, hvis dine opgaver har overskredet deadline.

 

Integration med Teams

Åben dit Microsoft Planner direkte i Teams, så du har alt samlet ét sted.

Tilføj en Planner-fane i din Teams-kanal:

1. Tilføj en fane i Teams ved at klikke på +
2. Vælg Planner i boksen ”Tilføj en fane”
3. Hernæst skal du oprette en ny plan og navngive den. Du kan også tilføje eksisterende planer.

Arbejd med Planner i Teams

Følg trinene fra før og opret dine planer direkte i Teams.

 

Vores erfaring

Vi bruger Microsoft Planner i marketingafdelingen til at uddelegere opgaver og strukturere arbejdsplaner.

Det simple setup giver et godt overblik, fordi vi ofte arbejder sammen på kryds og tværs. Det giver især god mening, når vi skal trække på viden fra andre afdelinger i Infowise.

Vores konsulentfirma bruger et andet system, der har mere avancerede muligheder, som er relevante for det tekniske arbejde.

Vores erfaring er altså, at Microsoft Planner er et godt værktøj til mindre projekter og mindre hold.

Blev du klogere?

Seneste artikler