Sådan sikrer du en succesfuld overgang til nye systemer

 In Microsoft

Der er flere overvejelser, man skal gøre sig, når man skifter system. Vi har samlet nogle af dem her, så du kan få en succesfuld overgang.

Man kommer langt med god kommunikation

Kommunikation er en afgørende faktor for en succesfuld overgang i enhver forandring. Derfor anbefaler vi, at man laver en simpel plan, der konkretiserer, hvem, der skal vide hvad, hvornår – og hvorfor.

Uanset hvad man skifter fra, er det vigtigt at forstå, hvordan arbejdsprocesserne ændres. Det giver blandt andet anledning til at finde ud af, hvilke instrukser, der skal formidles.

Nedenstående eksempel tager udgangspunkt i mail som kommunikationskanal, men man kan med fordel benytte sig af et intranet, Microsoft Teams eller andre kanaler, så længe at alle får besked.

Eksempel på en simpel kommunikationsplan:

  • Send en mail ud om ændringen 1-2 måneder før den træder i kraft. Og arrangér eventuelt et fællesmøde, hvor behovet for et nyt system og konsekvenser for den enkelte medarbejder defineres. Her skal der også være plads til eventuelle tvivlsspørgsmål og bekymringer fra medarbejderens side. Det skal desuden gøres klart, hvem man skal kontakte, hvis man oplever problemer i overgangsfasen.
  • Send en mail 1 uge før ændringen træder i kraft (opsummering af møde)
  • Send en mail dagen før (påmindelse) og gentag, hvem man skal kontakte, hvis man oplever problemer med det nye system.
  • Send en mail 2-4 uger efter (evaluerende), hvor der opfordres til dialog. Konstruktiv kritik fra slutbrugeren er essentiel for, at systemet bliver en succes internt.

Har virksomheden tillidsrepræsentanter, hvad enten eksterne eller interne, kan det være en fordel at inddrage dem i kommunikationsprocessen. De giver især værdi i bindeleddet mellem ledelse og medarbejder. Det betyder, at ledelsen får adgang til værdifuld feedback fra slutbrugerne. Hvad fungerer og hvad fungerer ikke? Hvordan kan vi løse det?

Support

Hvor skal man som medarbejder henvende sig, hvis man oplever tekniske udfordringer? Det er vigtigt, at medarbejderne ved præcis, hvad de skal gøre, når teknikken driller – hvad enten man har en IT-mand internt eller får support udefra.

Det skal man tænke på før man skifter

Som administration bør man forholde sig til følgende spørgsmål:

Hvilke programmer erstattes?

Det er vigtigt at vide, hvilke programmer man kommer fra. Hvad er udgangspunktet? Og hvorfor skal det ændres?

Hvordan påvirker det brugerens adfærd?

Skal medarbejdernes hverdag ændres, kræver det et øget fokus på overgangsfasen, der bør forløbe så smertefrit som muligt for dem. Hvor meget skal der til for at medarbejderne føler sig ”klædt på” og trygge med det nye system?

Er nu det rette tidspunkt at gennemføre en ændring?

Er virksomheden i en position, hvor forandringen giver mening – både økonomisk og organisatorisk? Har der for eksempel været mange forandringer på kort tid eller med korte mellemrum, skabes der ofte en ”mæthed” blandt medarbejderne, som kan medføre frustration og negative reaktioner.

Blev du klogere?

Seneste artikler