Når man skal tage springet og implementere Microsoft Teams og SharePoint i virksomheden, så kan der være mange udfordringer. Vi har samlet vores erfaringer.

Fra fildrev til SharePoint

Siden vores start i 2014 har vi hos Infowise brugt Office 365.

Hele 365-miljøet har været en stor hjælp, og vi har nydt godt af alle de funktioner, der er bindeled mellem de Office-programmer, som vi alle kender.

Vi er for længst gået væk fra T:drev og P:drev. Vi lægger vores filer i SharePoint, og om udgangspunkt ligger der, af sikkerhedshensyn, ingen data på hver enkelt arbejdsmaskine. Vi har dog valgt, at enkelte SharePoint-sites tillader synkronisering af filer ned på selve arbejdsmaskinen (via OneDrive). Det gør arbejdet med tunge filer lettere.

Vores politik er, at filer skal ligge sikker – hvad enten kommunikationen sker via mail eller gennem en chatklient. Det går ikke, at følsomme forretningsdokumenter bliver delt via usikre kanaler.

Microsoft Teams og SharePoint arbejder sammen

Det er muligt at chatte en-til-en eller i grupper, og vi har gjort det til en vane at bruge chat til sager, hvor vi mangler et hurtigt svar fra en kollega. Hos os er mail primært til ekstern kommunikation.

Med Microsoft Teams får vi ikke kun en chatklient, men også en ’portal’, som kigger ned i vores filserver. Vores interne kommunikation er derfor ikke længere kun en-til-en eller gruppebaseret, men kan nu dreje sig om enkelte filer, projekter eller mapper.

Nye arbejdsprocesser

Det hele kom sig af, at vi i 2018 valgte at splitte vores SharePoint op i flere sites, for nemmere at kunne kontrollere adgang til filer. Hvor vi før havde mapper med produkter, leverandører, teknik og salg, har vi i dag sites. Vores teknikere har bl.a. deres eget SharePoint-site, hvor de skriver beskeder, deler viden og planlægger deres arbejde.

De nye SharePoint-sites har givet os et overblik, som gør det lettere at navigere i virksomhedens mange filer. Microsoft Teams er lavet således, at vi både kan navigere i vores forskellige sites, men også kan arbejde i dokumenter – helt uden at åbne en browser. Det giver pludselig rigtig god mening.

Den sidste, men måske mest essentielle ting: søgefunktionen i Teams er væsentlig bedre end den man finder i SharePoint. Nu man vi nemlig søge på tværs af flere sites og mapper på en mere effektiv og hurtig måde.

Hvorfor er søgefunktionen ikke lige så god i andre applikationer? Det giver stadig ingen mening for os.