Hvad er SharePoint?

 In It-infrastruktur, Microsoft

Hvad er SharePoint?

SharePoint er Microsofts førende webbaserede videndeling- og dokumentstyringsportal – som er blevet populær blandt mange små og mellemstore virksomheder. I stedet for at installere en lokal SharePoint Server eller traditionel filserver, kan man i mange tilfælde nøjes med at betale et månedligt (og overkommeligt beløb) pr. bruger pr. måned.

For mange virksomheder er SharePoint første skridt på vejen mod ‘skyen’.

Netop fordi SharePoint er et cloudmiljø, kan man sikkert gemme, organisere, dele og få adgang til data på tværs af afdelinger og enheder. Man kan også benytte SharePoint til fildeling uden for virksomheden – idet man nemt kan styre, hvem der har adgang til hvad.

Læs mere om, hvordan man kan bruge SharePoint som alternativ til mailkryptering

Hvorfor bruge SharePoint?

Med SharePoint kan du skabe sammenhæng mellem teams, projekter og filer. Al data ligger i skyen, og integrerer med stort set alle Microsoft værktøjer, som Office-pakken (Word, Excel, PowerPoint, OneNote), Microsoft Teams og meget mere.

Ved at bruge SharePoint som filserver, sikrer man at det man laver automatisk bliver gemt. Alle filer på SharePoint har en versionshistorik, som gør det muligt at finde gamle versioner af et givent dokument. Det betyder også, at man undgår mange forskellige filversioner sendt frem og tilbage via mail. I stedet arbejder man sammen om ét dokument.

En anden måde at arbejde på

Hvis målet er at erstatte et fællesdrev (f.eks. et P- eller T-drev), så ændres arbejdsprocessen. Derfor er det vigtigt, at alle i virksomheden, især slutbrugerne (medarbejderne), forberedes på at skulle arbejde via browseren.

Det kan virke uoverskueligt at skulle vende op og ned på flere arbejdsprocesser, især, hvis man ikke ved, hvorfor det nye system er bedre. Derfor skal man som IT-chef eller IT-ansvarlig kommunikere løsninger og demonstrere fordelene for medarbejderne.

Det er muligt at synkronisere enkelte mapper ned på din arbejdsmaskine. Her er det dog vigtigt at alle computere krypteres med BitLocker, så al data sikres, i tilfælde af at en computer går tabt eller bliver stjålet.

SharePoint i praksis

Sparvath: Den moderne anlægsgartner

Sparvath er drømmeeksemplet på den moderne arbejdsplads.

Medarbejderne efterspurgte en mere fleksibel arbejdsgang, så de kunne tilgå kundedata, tegning mv. i marken.

Her var SharePoint et perfekt match og i dag arbejder alle medarbejdere mere eller mindre online.

Læs casen: Den moderne anlægsgartner

Reden Odense

Reden Odense logo

SharePoint har skabt overblik, så alle data opbevares i overensstemmelse med persondataloven.

Regnskab & Administration

regnadm-hvidlogo

Betingelsen for succes var en hybrid serverløsning, samt synkronisering af data ned på hver PC via OneDrive for at gøre overgangen nemmere for medarbejderne.

Amstrup & Baggesen

En hybrid serverløsning var nødvendig for at undgå langsomme responstider.

Hvem kan bruge SharePoint?

Det er en oplagt løsning til små- og mellemstore virksomheder, som ønsker at modernisere deres filserver, uden at skulle købe nyt hardware. SharePoint egner sig især godt til virksomheder, hvor datamængden ikke består af stor eller komplekse filer. Da det hele foregår online, er det nemlig ikke altid optimalt at have store filer (f.eks. 3D eller video filer) liggende i SharePoint.

Internethastigheden kan hurtigt begrænse effektiviteten blandt medarbejdere. I sådanne tilfælde anbefaler vi en hybrid serverløsning (se mere om hybride løsninger).

For langt de fleste, vil SharePoint dog skabe værdi. Man skal bare være opmærksom på at den tekniske implementering og selve omstillingsprocessen kræver omtanke.

Vores erfaringer

Fra fildrev til SharePoint

Siden vores start i 2014 har vi hos Infowise brugt Office 365. Hele 365-miljøet har været en stor hjælp, og vi har nydt godt af alle de funktioner, der er bindeled mellem de Office-programmer, som vi alle kender.

Vi er for længst gået væk fra T:drev og P:drev. Vi lægger vores filer i SharePoint, og om udgangspunkt ligger der, af sikkerhedshensyn, ingen data på hver enkelt arbejdsmaskine. Vi har dog valgt, at enkelte SharePoint-sites tillader synkronisering af filer ned på selve arbejdsmaskinen (via OneDrive). Det gør arbejdet med tunge filer lettere.

Vores politik er, at filer skal ligge sikker – hvad enten kommunikationen sker via mail eller gennem en chatklient. Det går ikke, at følsomme forretningsdokumenter bliver delt via usikre kanaler.

Nye arbejdsprocesser

I 2018 besluttede vi at dele vores SharePoint op i flere sites, for nemmere at kunne kontrollere adgang til filer. Hvor vi før havde mapper med produkter, leverandører, teknik og salg, har vi i dag sites.

De nye SharePoint-sites har givet os et overblik, som gør det lettere at navigere i virksomhedens mange filer.

Microsoft Teams og SharePoint arbejder sammen

Det er muligt at chatte en-til-en eller i grupper, og vi har gjort det til en vane at bruge chat til sager, hvor vi mangler et hurtigt svar fra en kollega. Hos os er mail primært til ekstern kommunikation.

Med Microsoft Teams får vi ikke kun en chatklient, men også en ’portal’, som kigger ned i vores filserver. Vores interne kommunikation er derfor ikke længere kun en-til-en eller gruppebaseret, men kan nu dreje sig om enkelte filer, projekter eller mapper.

Vores teknikere har for eksempel deres eget SharePoint-site, hvor de skriver beskeder, deler viden og planlægger deres arbejde.

Med Microsoft Teams kan vi nemt navigere i vores forskellige sites, men også arbejde i dokumenter – helt uden at åbne en browser.

Med søgefunktionen i Teams kan man endda søge på tværs af flere sites og mapper på en mere effektiv måde.

Blev du klogere?

Seneste artikler