Microsoft 365 Business

 In Microsoft

Microsoft 365 Business er en alt-i-en-løsning for dig, der vil have de samme muligheder fra Office 365 Business, men et øget og integreret fokus på it-sikkerhed, der gør administrationen nemmere for ledelsen.

Hvad er forskellen på Microsoft 365 Business og Office 365 Business Premium?

Hvis man i forvejen benytter Office 365 Business Premium, så er der som udgangspunkt ikke den store forskel for medarbejderne. Til gengæld inkluderer Microsoft 365 Business et ekstra lag sikkerhed og enhedsstyring, der styrker virksomhedens it-sikkerhed på tværs af personlige og virksomhedsejede enheder.

Skifter man fra et gammelt lokalt servermiljø og de klassiske Microsoft Office produkter, vil forskellen være større.

Tre nøgleord er vigtige i denne sammenhæng: samarbejde, sikkerhed og besparelse.

Samarbejde

For de fleste små og mellemstore virksomheder er et godt samarbejde på tværs af afdelinger, landegrænser eller virksomheder lig med konkurrencedygtighed. På samme måde som med Office 365, kan man arbejde sammen om Office dokumenter og dele projektinformationer med kolleger. Men med Microsoft 365 Business er datasikkerheden i højsæde, bl.a. ved at tilbyde nye muligheder for adgangskontrol.

Sikkerhed

Det kan være svært at overskue, hvad der skal til for at sikre sin virksomhed mod sikkerhedsbrud, trusler og angreb. Svaret kan være Microsoft 365 Business. Man får nemlig nye værktøjer til enhedshåndtering, avanceret trusselsbeskyttelse, samt avancerede analyseværktøjer til forebyggelse og bekæmpelse af cybertrusler.

Microsoft 365 Business inkluderer dog ikke backup. Derfor anbefaler vi, som altid, at man har backup hos en tredjepart for at opnå den optimale sikkerhed.

Hvordan ser jeres sikkerhed ud nu?

Besparelse

Cloudbaserede løsninger (som Microsoft 365 og Office 365) giver mening for langt de fleste små- og mellemstore virksomheder. Står I overfor en større opgradering af styresystemer eller gamle Office-installationer, er der tilmed store besparelser at hente. Med Microsoft 365 får man nemlig automatisk adgang til Windows 10 og Office 365-pakken.

TIP! Windows 7 og Office 2010 kan ikke længere sikkerhedsopdateres i 2020.

Netop fordi sikkerheden er tænkt ind i alle produkter, kan man trække på Microsoft’s store viden og mange ressourcer – uden at skulle tilkøbe sikkerhedspakker mv.

Med Microsoft 365 Business får du altså:

  • Alle fordelene fra Office 365 Business
  • Bedre beskyttelse mod cyberangreb, f.eks phishing, ransomware, malware og andre avancerede trusler
  • Stærkere datasikkerhed via adgangskontrol, kryptering, automatisk opdagelse af følsomme data, sikkerhedspolitikker og ubegrænset lagring af data i cloud
  • Bedre administration af de enheder, der tilgår virksomhedens data

Se også vores side om Microsoft 365

 

Succesfuld overgang til Microsoft 365

Som tidligere nævnt er der ikke den store forskel for medarbejderne, når man opgraderer fra Office 365 til Microsoft 365. Der er dog nogle kerneområder som man skal have styr på, inden det nuværende system opgraderes.

Det skal du tænke på før du skifter til Microsoft 365

Som administration bør man forholde sig til følgende spørgsmål:

Hvilke programmer erstattes?

Det er vigtigt at vide, hvilke programmer man kommer fra. Hvad er udgangspunktet? Og hvorfor skal det ændres?

Hvordan påvirker det brugerens adfærd?

Skal medarbejdernes hverdag ændres, kræver det et øget fokus på overgangsfasen, der bør forløbe så smertefrit som muligt for dem. Hvor meget skal der reelt set til for at medarbejderne føler sig ”klædt på” og trygge med det nye system?

Er nu det rette tidspunkt at gennemføre en ændring?

Er virksomheden i en position, hvor forandringen giver mening – både økonomisk og organisatorisk? Har der for eksempel været mange forandringer på kort tid eller med korte mellemrum, skabes der ofte en ”mæthed” blandt medarbejderne, som kan medføre frustration og negative reaktioner.

Hvordan kommunikerer man skiftet til Microsoft 365?

Forandringer skal kommunikeres. Derfor anbefaler vi, at man laver en kommunikationsplan, der konkretiserer, hvem, der skal vide hvad, hvornår – og hvorfor.

Uanset om man skifter fra en lokal server eller fra Office 365, er det vigtigt at finde ud af hvor meget medarbejdernes arbejdsproces reelt set ændres. På denne måde kan man finde ud af, hvilke instruktioner, der skal videreformidles.

Nedenstående eksempel tager udgangspunkt i mail som kommunikationskanal, men man kan med fordel benytte sig af et intranet eller andre kanaler, hvor medarbejderne dagligt befinder sig.

Eksempel på kommunikationsplan til selve skiftet (eksempelvis fra fildrev til SharePoint):

  • Send en mail ud om ændringen 1-2 måneder før den træder i kraft. Og arrangér eventuelt et fællesmøde, hvor der bliver defineret behovet for et nyt system og hvad det kommer til at betyde for den enkelte medarbejder. Her skal der også være plads til eventuelle tvivlsspørgsmål og bekymringer fra medarbejderens side. Det skal desuden gøres klart, hvem man skal kontakte, hvis man oplever problemer i overgangsfasen.
  • Send en mail 1 uge før ændringen træder i kraft (opsummering af møde)
  • Send en mail dagen før (påmindelse) og gentag, hvem man skal kontakte, hvis man oplever problemer med det nye system.
  • Send en mail 2-4 uger efter (evaluerende), hvor der opfordres til dialog. Konstruktiv kritik fra slutbrugeren er essentiel for, at systemet bliver en succes internt.

Har virksomheden tillidsrepræsentanter, hvad enten eksterne eller interne, så kan det være en fordel at inddrage dem i kommunikationsprocessen. De giver især værdi i bindeleddet mellem ledelse og medarbejder. Det betyder, at ledelsen får adgang til noget værdifuld feedback fra slutbrugerne. Hvad fungerer og hvad fungerer ikke? Hvordan kan vi løse det?

Support

Hvor skal man som medarbejder henvende sig, hvis man oplever tekniske udfordringer? Det er vigtigt, at medarbejderne ved præcis, hvad de skal gøre, når teknikken driller – hvad enten man har en it-mand internt eller får support udefra.

Brug for support?

Var disse oplysninger nyttige?

Seneste artikler