Sommeren nærmer sig, og det betyder, at kunder og samarbejdspartnere måske skal have lidt andre oplysninger omkring kontaktformerne de kommende uger.

Og det er et af de mange tilfælde, hvor den centraliserede styring af virksomhedens email-signaturer i Microsoft 365 for alvor kommer til sin ret.

Med en centralt styret tilføjelse til virksomhedens mails, sikrer du, at vigtige oplysninger om lukketider, ferier, helligdage eller kommende events bliver tilføjet i udgående mails, også selvom den ansatte skulle glemme det.

På samme måde skal de ansatte heller ikke hjælpe til med at få alt udskiftet, hvis der skiftes farve på virksomhedens logo.

Microsoft har lavet en udmærket – og meget enkel video – om, hvordan du fører projektet ud i livet.  Du finder guiden lige her (åbner i nyt vindue): 

Kort fortalt får alle mails fra virksomheden påklistret den ønskede autosignatur, og I praksis betyder det, at den ansatte fremover kun skal tænke på at få sit eget navn, telefonnummer og email skrevet rigtigt ind i autosignaturen – resten kan ændres centralt, hver gang der er brug for det.

Et eksempel kunne være som følger, hvor brugerens eget bidrag står over stjernerne, mens virksomhedens tilføjelse først bliver “klistret på” mailen efter afsendelse. (Den enkelte afsender vil i praksis ikke se denne tilføjelse, med mindre mailen kommer retur som et led i et svar):

(Den personlige del)

****